05 dec Meest gemaakte fouten bij aanpak grensoverschrijdend gedrag

Een melding van grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer zorgt voor een acute situatie. Werkgever, leidinggevende of HR moet op korte termijn beslissen hoe te reageren op een ongewone en heftige situatie. Juist omdat er sprake is van een beladen situatie en een kort tijdsbestek, liggen fouten op de loer. Laten we voorop stellen dat het een behoorlijk ingewikkeld speelveld is. Als werkgever kom je allerlei valkuilen tegen bij de aanpak van grensoverschrijdend gedrag. Dat geldt zeker als het een van de eerste keren is.

Ons kantoor houdt zich geregeld bezig met dit soort zaken. Wij begeleiden werkgevers bij het opstellen van heldere interne regelingen en het correct doorlopen van de procedures. Wij staan ook werknemers bij die met een klachtenprocedure geconfronteerd worden. Verder maken wij geregeld deel uit van klachtencommissies. Hierdoor zien wij ook wat er mis kan gaan bij de aanpak van grensoverschrijdend gedrag. In dit artikel zetten we vanuit onze ervaring een aantal veel gemaakte fouten bij de aanpak van grensoverschrijdend gedrag op een rijtje en leggen uit hoe deze kunnen worden voorkomen.

fout 1: onvoldoende of te laat ingrijpen

Een melding van grensoverschrijdend gedrag mag je als werkgever niet laten liggen. Het gedrag moet stoppen. Je wilt als werkgever voorkomen dat er nog meer incidenten plaatsvinden. Onderneem je geen actie tegen grensoverschrijdend gedrag dan is er kans dat medewerkers uitvallen, vertrekken of zelfs schadeclaims indienen als gevolg van de onveiligheid op de werkvloer. Slachtoffers van het gedrag voelen zich niet serieus genomen als de werkgever niet luistert of optreedt. Voor je het weet sta je als organisatie bekend als een nieuwe De Voice.

Hoe dan wel? Laat een melding niet liggen. Maak meteen tijd vrij om de betrokkenen te spreken. Neem elke melding of signaal serieus. Ga met de melder in gesprek en probeer in kaart te brengen wat de ernst en omvang is van het gedrag. Zorg voor een duidelijke taakverdeling. Wie pakt een melding op en wie wordt er op de hoogte gesteld? Een beslisboom en stappenplan kan helpen om adequaat met een melding om te gaan.

“In de plaats daarvan is werkgever al met het onderzoek begonnen voordat zij beschuldigde de kans heeft gegeven zijn kant van het verhaal te doen.”

fout 2: overhaast ingrijpen

Het tegenovergestelde van de vorige fout is doorschieten in actie. Door alle aandacht voor grensoverschrijdend gedrag is er bij organisaties vaak sprake van een paniekreactie na een melding van grensoverschrijdend gedrag. Fouten die dan gemaakt worden zijn het meteen op non-actief stellen van de beschuldigde of zonder wederhoor aannemen van de beschuldigingen. Het lijkt  soms alsof de beschuldigde moet bewijzen dat hij/zij niets fout heeft gedaan, terwijl zonder meer wordt aangenomen dat wat de melder zegt waar is. De organisatie begint een onderzoek onder andere medewerkers over de beschuldiging nog voordat de beschuldigde de kans heeft gehad om te reageren.

Het is begrijpelijk dat een werkgever bij een ernstiger melding of bij een melding met meerdere betrokkenen, geneigd is om meteen op te treden. Dat pakt vaak verkeerd uit. Te kort door de bocht gaan, kan funeste gevolgen hebben voor een latere procedure tegen de werknemer – zelfs als het gedrag op zichzelf ontoelaatbaar was. Zie bijvoorbeeld in deze zaak waar de werkgever het onderzoek al startte voordat de beschuldigde was gehoord.

Hoe dan wel? Zorg voor een protocol of reglement waarin de aanpak van een traject wordt beschreven. Op die manier weet je zeker dat er geen stappen worden overgeslagen. Verlies ook het belang van de beschuldigde niet uit het oog. Ga alleen over tot schorsing als de ernst van de beschuldiging in combinatie met de geloofwaardigheid van de melding of het gedrag van de beschuldigde daar aanleiding toe geeft. De meeste beschuldigden zullen immers niet meteen opnieuw in de fout gaan nadat ze zijn bevraagd over hun gedrag. Zij kunnen gewoon aan het werk blijven terwijl er eventueel nader onderzoek wordt gedaan. In plaats van een op non-actiefstelling kan aan de beschuldigde worden aangeboden om even een time-out te nemen. Dat geeft al veel minder de indruk dat de werkgever partij heeft gekozen.

“Indien er klachten over een werknemer worden geuit dient werkgever deze zorgvuldig te onderzoeken met toepassing van het beginsel van hoor en wederhoor jegens alle daarbij betrokken partijen, inclusief de van onbetamelijk gedrag betichte werknemer.” 

fout 3: geen hoor en wederhoor

Een veel gehoorde klacht van medewerkers die beschuldigd worden van grensoverschrijdend gedrag, is dat zij geen kans krijgen om zich te verweren. In elk geval geen echte kans. Wij zien vaak dat een organisatie ervoor kiest om een werknemer te overvallen met de beschuldiging. Tijdens een gesprek tegenover een leidinggevende en HR (en soms een nog grotere overmacht), moet de beschuldigde dan op stel en sprong reageren op een beschuldiging die hij/zij voor het eerst hoort. Soms gaat het over een incident dat zich langer geleden heeft afgespeeld. Het kan ook gaan om een beschuldiging die zo vaag omschreven is, dat het moeilijk is om daarop te reageren. Het schenden van hoor en wederhoor leidt niet alleen tot een onvolledig beeld van de situatie, het kan ook leiden tot ongewenste gevolgen voor procedures over het gedrag. Hoge vergoedingen of afwijzing van het ontbindingsverzoek liggen op de loer. Dat gebeurde bijvoorbeeld in deze zaak.

In veel gevallen zitten er meerdere kanten aan een verhaal. Het verhaal van de beschuldigde kan de melding nuanceren. De context van een opmerking is ook van belang. Soms heeft een klager extreem lange tenen. Of heeft bepaalde motieven om een klacht in te dienen tegen een collega of leidinggevende. Laat dus ook de beschuldigde in alle rust zijn/haar verhaal doen. Bespreek de melding (in vertrouwelijkheid). Geef de beschuldigde een serieuze kans op wederhoor. Slaat de medewerker dicht of zie je dat hij over zijn toeren raakt? Het kan dan beter zijn om het gesprek op een later moment voort te zetten.

fout 4: onvoldoende transparantie

Wij horen vaak van zowel beschuldigden als van klagers dat het onduidelijk is wat er precies gaat gebeuren. Als melder/klager wil je weten wat de werkgever gaat doen met jouw klacht. Na de vaak moeilijke stap gezet om te melden, vraagt de klager zich af hoe het zit met de vertrouwelijkheid en eventueel ingrijpen. Ook de beschuldigde wil weten wat er gaat gebeuren. Komt er een onderzoek? Zo ja: wie gaat dat onderzoek uitvoeren? Wie zal er bevraagd worden? Wanneer komen de resultaten of de conclusie? Wat kunnen de gevolgen zijn?

Natuurlijk kun je als werkgever ook niet meteen alle vragen beantwoorden. Veel wordt immers pas duidelijk nadat er onderzoek is gedaan. Probeer in elk geval al zo snel mogelijk duidelijkheid te geven over zaken die je wel al kan voorspellen. Vertrouwelijkheid, procesmatige stappen, een overzicht van de mogelijke vervolgen. Deze duidelijkheid is echt van belang voor zowel beschuldigde als klager.

“Het onderzoek duurde maanden. Dat is te lang”

fout 5: traagheid

Een traject over grensoverschrijdend gedrag is slopend. Als dat heel lang duurt, kost dat heel veel energie. Zowel het slachtoffer als beschuldigde willen graag snel duidelijkheid zodat zij de zaak achter zich kunnen laten. Wij zien soms onderzoekstrajecten die vele maanden duren zonder dat duidelijk is waarom. Ondertussen zit een beschuldigde in onzekerheid – soms ook nog thuis. Ook een klager die niet weet waar hij/zij aan toe is, zit in spanning. Zorg bij een intern onderzoek voor tempo en voorkom onnodige vertraging. Geef het onderzoek prioriteit. Wachten kost arbeidstijd en productiviteit van de betrokkenen. Een niet heel ingewikkelde klacht moet binnen enkele weken uitgezocht kunnen zijn. Als er maar een paar getuigen zijn, kan het onderzoek een kwestie van dagen zijn. Zorgvuldigheid is meestal geen valide excuus om te treuzelen.

Externe onderzoeksbureaus hebben het vaak druk. U ook. Een snelle afwikkeling is in het belang van uw organisatie. Vraag het bureau vooraf of ze voldoende tijd hebben om de opdracht aan te nemen en kies anders een ander bureau.

“Ik heb nooit meer iets gehoord van mijn leidinggevende”

fout 6: gebrek aan nazorg 

Een traject met grensoverschrijdend gedrag is ingrijpend. Voor slachtoffer en voor (al dan niet terecht) beschuldigde. Zij kunnen er nog een tijd last van hebben. Wij horen vaak dat slachtsoffers een gebrek aan betrokkenheid ervaren. Vergeet niet om af en toe te vragen hoe het ermee gaat. Doe dat niet in de wandelgangen, als een echt gesprek niet mogelijk is. Zorg voor een betrokkenheidsgesprek kort na de melding, tijdens het onderzoek maar ook een paar maanden later. Overweeg om (externe) begeleiding aan te bieden als er heftige dingen gespeeld hebben of als te zien is dat de betrokkene veel last van heeft.

voorkom fouten bij de aanpak van grensoverschrijdend gedrag!

Een goed werkbaar reglement is de basis om fouten bij de aanpak van grensoverschrijdend gedrag te voorkomen. Wij helpen werkgevers bij het opstellen van een goed reglement of het huidige reglement te toetsen. Doet zich een situatie voor, dan kunnen wij op de achtergrond meekijken of de aanpak zorgvuldig verloopt en zo nodig bijsturen. Is het al tot een juridische procedure gekomen, dan adviseren en assisteren wij graag bij de keuzes in het traject. Bent u zelf beschuldigd van grensoverschrijdend gedrag? Lees ook ons artikel hier.

HR-medewerker, leidinggevende of beklaagde? Bel ons vrijblijvend voor een eerste gesprek en voorkom fouten in de aanpak van grensoverschrijdend gedrag 010-4350069 of mail ons uw vraag: info@heere.biz