27 sep Dossieropbouw door werkgever herkennen? let op deze 5 signalen.

Het zal je maar gebeuren: je krijgt te horen dat er een ontslagtraject wegens gedrag of disfunctioneren tegen jou is ingezet. Er blijkt al een heel dossier tegen jou te liggen.  Had je dit kunnen zien aankomen? Waarschijnlijk wel. Lees hier hoe je dossieropbouw herkent.

Aanwijzingen

Herken je een of meer van deze situaties? Dan zou het kunnen dat de werkgever bezig is met dossieropbouw. Dit kan een opmaat voor ontslag zijn.

1. De werkgever geeft schriftelijke waarschuwingen. De werkgever wijst (in een algemene bijeenkomst of in een mail) op de regels van het bedrijfsreglement;
2. Je krijgt opeens mailtjes na elk gesprek met je leidinggevende. In die mails wordt bevestigd wat er besproken is;
3. Van de kant van de werkgever zitten er meerdere mensen bij het gesprek.
4. De werkgever vraagt je (voor het eerst) om een beoordelingsformulier te ondertekenen;
5. In het functioneringsgesprek krijg je concrete verbeterpunten te horen. Er wordt een helder tijdspad afgesproken voor de verbeteringen. De werkgever biedt ondersteuning aan om de verbeteringen te realiseren.

Dossieropbouw herkennen is belangrijk. Om te weten waarop je moet letten, gaan we in dit artikel kort in op de achtergrond van dossieropbouw.  En natuurlijk hebben we ook tips om handig te reageren op dossieropbouw.

dossieropbouw en dan? 

De meest logische verklaring is dat een verbetertraject gewoon gericht is op verbetering. Kritiek in een functioneringsgesprek moet je in de eerste plaats opvatten als een handvat om jezelf te verbeteren. Meestal is er geen sprake van dossieropbouw, maar van zorgvuldig optreden van de werkgever.

Als een werkgever bezig is met dossieropbouw, kan dat echter ook een teken zijn dat er een ontslag aan komt. Voor een ontslagverzoek heeft de werkgever in de meeste gevallen namelijk een degelijk opgebouwd dossier nodig. In dat dossier moet voldoende bewijs verzameld zijn dat het niet goed gaat met het functioneren of het gedrag van de werknemer. Ontbreekt een dossier, dan zal de rechter niet meewerken aan ontbinding. Als je dus opeens merkt dat de werkgever een dossier tegen jou opbouwt, kan dat een aanwijzing zijn dat er voorbereidingen worden getroffen om een ontslagprocedure te starten. Het is daarom belangrijk om dossieropbouw herkennen.

Ons kantoor treedt ook vaak op voor werkgevers. Wij weten dus als geen ander wat een werkgever te horen krijgt als die wil overgaan tot ontslag van een werknemer. “Is er een dossier?” is dan de eerste vraag die wij aan een werkgever stellen. Als er nog geen dossier is, of nog niet voldoende uitgebreid, krijgt de werkgever het advies om alsnog een dossier op te bouwen.

tip 1: Als je denkt dat je begeleiding, een cursus of meer ondersteuning nodig hebt om jouw taken goed te kunnen uitvoeren, is dit het moment om dat ter sprake te brengen.  Zorg dat dit ook wordt opgenomen in het gespreksverslag. Als de werkgever niet bereid is om de gevraagde ondersteuning te bieden, dan kan dit in zijn nadeel werken als het later tot een ontslagprocedure komt.

wat is een dossier? 

Maar wat is een ‘dossier’ nou eigenlijk? En hoe ziet een dossier eruit? Een dossier is niets meer dan een (digitale of papieren) verzameling stukken waaruit blijkt hoe het gaat met het functioneren of het gedrag van een werknemer. Het dossier kan bestaan uit documenten, gespreksverslagen, brieven, mails, tekstberichten en aantekeningen. In de ideale wereld voert een werkgever op gezette tijden functioneringsgesprekken met de werknemer waarin onder andere kritiek, verbeterpunten en ontwikkelpunten aan de orde komen. De werkgever maakt van zo’n gesprek een verslag, dat ook aan de werknemer wordt voorgelegd. Naar aanleiding van het gesprek kunnen vervolggesprekken plaatsvinden. Daarin kijken werkgever en werknemer of het functioneren voldoende verbetert. Een goede werkgever biedt waar nodig ook ondersteuning aan zodat de werknemer zijn functioneren kan verbeteren. Ook van die aangeboden ondersteuning zitten bewijsstukken in het dossier. Lees hier wat de impact van een verbetertraject kan zijn.

Als het meer gaat om het gedrag van een werknemer, kan het dossier ook vooral bestaan uit waarschuwingsbrieven en instructies.

tip 2: zorg dat er ook gunstige stukken voor jou in het dossier zitten. Vraag bijvoorbeeld welke onderdelen van het werk wel goed gaan. Spreek uit dat je bereid bent om te werken aan de verbeterpunten. Laat zien wat je verbeterd hebt. En zorg vooral dat hiervan aantekening wordt gemaakt. En stuur anders zelf een mailtje waarin je wijst op de verbeterde punten.

waarom dossieropbouw?

Wil een werkgever met enige kans op succes om ontbinding vragen, dan moet hij zorgen dat er voldoende bewijs is. Dat geldt het sterkst bij een ontbinding wegens onvoldoende functioneren, maar ook bij een ontslag wegens verwijtbaar gedrag kan een werkgever maar het beste met een goed onderbouwd dossier aankomen. Ontbreekt een dossier dan zal de rechter in de meeste gevallen de door de werkgever gevraagde ontbinding afwijzen. Als de rechter de ontbinding al toewijst, dan kan het ontbreken van een dossier aanleiding zijn voor een hogere ontslagvergoeding.

De reden dat het ontslagsysteem als eis stelt dat er een dossier moet zijn, is dat dat de werknemer voldoende kansen moet krijgen om zijn functioneren te verbeteren of zijn gedrag aan te passen. Het moet voor de werknemer duidelijk zijn wat er van hem verwacht wordt en waar hij zich aan moet houden. Dat is ook de reden dat een werkgever de werknemer moet wijzen op de toepasselijke bedrijfsregels en hem moet waarschuwen als hij zich daar niet aan houdt. Een ontslag wegens overtreding van de bedrijfsregels heeft de meeste kans als er al een of meerdere waarschuwingen zijn gegeven.

tip 3: als je een waarschuwing krijgt wegens het overtreden van een bedrijfsregel, maar je had daar een goede reden voor: leg dat dan uit. Of als je aanmerkingen krijgt op jouw werkprestaties, leg dan uit waarom het niet gelukt is. Als dat bijvoorbeeld komt omdat je iets anders moest doen, ziek was of hulp nodig had. Stuur dit per mail want dan heb je bewijs dat het gemeld is.

wanneer is een dossier compleet? 

Als er een volledig verbetertraject is geweest en dit niet tot succes heeft geleid, kan de werkgever een volgende stap zetten. Een volwaardig verbetertraject duurt in de meeste gevallen minimaal 3 maanden. Er moet een duidelijk doel zijn gesteld en voldoende hulp geboden. Als dan nog blijkt dat het niet goed genoeg gaat, kan de werkgever een exit traject starten. Als het gaat om een dossier over het gedrag, kan een nieuwe overtreding na twee of drie eerdere  waarschuwingen aanleiding zijn om een exit in te zetten. Daarbij is het nog wel de vraag hoe ernstig het gedrag is waarvoor de waarschuwing wordt gegeven. Als het gaat om telkens een paar minuten te laat komen, zal er meestal meer nodig zijn dan een paar overtredingen. Als er sprake is van ernstige overtredingen van belangrijke (veiligheid)regels, dan kan de werkgever mogelijk juist weer eerder in actie komen. Hoe oud de vorige waarschuwingen zijn kan ook een rol spelen. In de regel zijn waarschuwingen voor gedrag van meer dan vijf jaar geleden  bij de beoordeling van een nieuwe overtreding minder relevant.

tip 4: zorg dat je weet wat er in jouw dossier zit. Dan kan je nieuwe input ook beter plaatsen. Een waarschuwingsbrief is in elk geval een signaal dat je in actie moet komen!

conclusie 

Heb je het gevoel dat de werkgever bezig is met dossieropbouw om naar een ontslag toe te werken? Neem contact op met een arbeidsrechtdeskundige. Je kan er beter te vroeg bij zijn dan te laat. Misschien kan de situatie nog de goede kant op worden gebogen en kan het dienstverband in stand blijven. Als de werkgever toch aanstuurt op ontslag, kan ingrijpen in de dossieropbouw helpen om dit zo gunstig mogelijk te laten eindigen.

Het team van Heere advocaten staat voor jou klaar in Rotterdam, dus neem vrijblijvend contact met ons op! Bel 010-4360069.