29 sep Verbeter het verbetertraject – tips en valkuilen

Het zal voor iedere HR expert bekend zijn: een werknemer die niet goed functioneert, moet de kans krijgen om te verbeteren voordat je een ontbindingsprocedure kan starten. Het dossier is pas compleet ( ‘voldragen’) als dit verbetertraject doorlopen is. So far, so good. Toch zien we helaas nog te veel procedures vastlopen – ondanks dat er een verbetertraject is geweest. Waar gaat het dan mis? En vooral: hoe moet het dan wel?

In de rechtspraak is gebleken dat het in sommige gevallen niet nodig is om een formeel verbetertraject te doorlopen. De werkgever hoeft het traject niet uitdrukkelijk “verbetertraject” te noemen. Maar uit de wet volgt wel dat een voorwaarde voor ontbinding op grond van disfunctioneren is dat de de werkgever de werknemer “in voldoende mate in de gelegenheid heeft gesteld zijn functioneren te verbeteren”. Voor de werknemer moet duidelijk zijn dat en hoe zijn functioneren dient te verbeteren en de werkgever moet een periode stellen waarin dit moet gebeuren.

disfunctioneren vaststellen

Een eerste stap is dat de werkgever vaststelt dat er sprake is van disfunctioneren. Lees hier hoe je dit vaststelt. Leg goed vast wat er niet goed gaat, met concrete voorbeelden en bij voorkeur met verwijzing naar de taak- of functiebeschrijving van de werknemer. Het gaat er immers om (zie de wet) vast te stellen dat  er sprake is van “ongeschiktheid van de werknemer tot het verrichten van de bedongen arbeid”. De bedongen arbeid (de functieomschrijving) is dus het ijkpunt.

Een volgende vraag is of het disfunctioneren ernstig genoeg is om een verbetertraject te starten. Dat bepaalt de werkgever. Maar dit oordeel moet wel op redelijkheid berusten. Betrek ook de omstandigheden en de uitleg van de werknemer in het oordeel over het disfunctioneren.

tip 1: besteed ook aandacht aan de tegenwerpingen van de werknemer en leg deze vast. Door de (door de werknemer benoemde) hindernissen om goed te kunnen functioneren weg te nemen, staat er niets meer in de weg aan verbetering.

vastlegging uitgangspunten

Voordat je besluit een verbetertraject te starten, is het verstandig om in samenspraak met de werknemer een aantal uitgangspunten vast te leggen.

• Zo moet de werkgever de verbeterdoelen duidelijk formuleren.
• Ook is het wenselijk om een tijdspad vast te stellen waarbinnen de verbeterdoelen moeten zijn gerealiseerd.
• Leg daarnaast ook vast wat de gevolgen zijn van het niet behalen van de verbeterdoelen.
• Bespreek met de werknemer op welke manier jullie ondersteuning kunnen organiseren. Bied coaching, begeleiding of opleiding aan.
• Spreek af om de verbeterdoelen tussentijds te evalueren.

tip 2: Is de werknemer van mening dat er niets te verbeteren valt, dan is dat ook nuttig om vast te leggen. Het is dan de vraag of een verbetertraject überhaupt nog zinvol is. Er kan dat misschien al eerder sprake zijn van een exit traject.

verbeterdoelen

Het is belangrijk om goed na te denken over de verbeterdoelen. Die vormen immers het uitgangspunt om het verbetertraject achteraf op te beoordelen. De doelen moeten wel realistisch zijn. Van een werknemer die al jaren op middelmatig niveau presteert en die recent verder is weggezakt, kan je niet ineens verwachten dat hij een topper wordt. Van een beoordeling 4 naar een beoordeling 7 (op schaal 1 – 10) is voor de werknemer al een hele stap. Dat geldt temeer als hij die verbetering binnen een paar maanden moet realiseren.

valkuil 1: de lat te hoog leggen. Een onhaalbaar doel werkt ontmoedigend en voert de druk (teveel) op. De werknemer kan dan eerder kiezen voor ziekmelding.

tijdspad

De werknemer moet in de gelegenheid worden gesteld om het functioneren te verbeteren. Hoeveel tijd een werknemer moet krijgen voor een redelijke kans op verbetering, verschilt van geval tot geval. Naarmate de gewenste verbetering meer voeten in aarde heeft, zal de redelijke termijn langer moeten zijn. Aan een werknemer met een lang dienstverband zal de werkgever meer tijd moeten gunnen voor verbetering dan wanneer hij pas net is begonnen.

valkuil 2: een te kort verbetertraject. De werknemer moet wel een redelijke kans krijgen voor de verbetering. Een te kort verbetertraject is al snel te kwalificeren als onredelijk.

Toch is het ook niet verstandig om het verbetertraject te lang te maken. Het is beter om een korter traject te verlengen, dan een te lang traject te moeten uitzitten of zelfs af te breken. Een traject van drie maanden, kan met een paar maanden verlengd worden als er iets van progressie te zien is. Gaat de werknemer helemaal niet vooruit of spant hij zich totaal niet in, dan kan na drie maanden gestopt worden.

valkuil 3: een te lang verbetertraject. Partijen kunnen dan onnodig lang vastzitten in een uitzichtloos traject. Het is voor een werkgever uiterst riskant om een eenmaal afgesproken traject voortijdig af te breken. Dit is geregeld aanleiding tot afwijzing van het daarop volgende ontbindingsverzoek of tot toekenning van een billijke vergoeding aan de werknemer. Een mooi voorbeeld van dat laatste lees je hier.

gevolgen

Het moet voor de werknemer duidelijk zijn wat de consequenties zijn als er geen verbetering optreedt. Dat betekent niet dat de werkgever moet dreigen met ontslag. Wel mag benoemd worden dat als er geen verbetering optreedt, werkgever en werknemer moeten kijken of het dienstverband nog wel kan worden voortgezet.

valkuil 4: op de zaken vooruitlopen. We zien vaak dat de werkgever al vroeg in het verbetertraject stelt geen vertrouwen in het verbetertraject te hebben. Dat ondermijnt het aangeboden verbetertraject natuurlijk enorm. De werknemer kan aan de hand van dat soort uitlatingen in een ontbindingsprocedure betogen dat hij geen eerlijke kans heeft gekregen.

ondersteuning

De wet bepaalt dat het disfunctioneren niet het gevolg mag zijn “van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing van de werknemer of voor de arbeidsomstandigheden van de werknemer”. Daaruit kun je afleiden dat er van de werkgever verwacht wordt om waar nodig scholing aan te bieden. Dat hoeft niet meteen een peperdure MBA te zijn of iedere wazige coaching die de werknemer maar wil. Een gerichte cursus of ondersteuning kan echter wel het verschil maken tussen een succesvolle ontbindingsprocedure en een afwijzing.

Soms is het al voldoende als de werknemer intern begeleiding krijgt bij zijn werkzaamheden. Leg in dat geval goed vast dat en hoe die begeleiding wordt gegeven. Bijvoorbeeld aan de hand van een stappenplan of een stroomschema met uitleg hoe hij de werkzaamheden kan aanpakken. Een medewerker die moeite heeft met planning van de werkzaamheden kan een online time management cursus doen. Een werknemer die moeite heeft met het benaderen van klanten kan een aantal dagen meelopen met een zeer ervaren collega, waarna de leerpunten (schriftelijk!) worden geëvalueerd.

valkuil 5: een redelijk verzoek om begeleiding ongemotiveerd afwijzen. Leg uit waarom het verzoek niet redelijk is (bijvoorbeeld vanwege kosten of tijdsduur of te bereiken resultaat). Biedt een alternatief.

tussentijds evalueren

Zorg dat je goed bijhoudt hoe het gaat. Is er vooruitgang? Zijn er nieuwe verbeterpunten of is het nodig om de verbeterdoelen bij te stellen of aan te scherpen? Als het nog niet goed genoeg vooruit gaat en je hier tussentijds op wijst, geeft dat de werknemer de kans nog een stapje harder te zetten.

valkuil 6: te positief reageren op kleine vooruitgang. Dat wekt de verwachting dat het goed gaat en kan een negatief eindoordeel onacceptabel maken.

eind goed al goed

Het mooist is natuurlijk als het verbetertraject succes heeft. De gewenste verbetering is bereikt en de werkgever heeft weer een goed functionerende en loyale werknemer. Zeker in deze tijd van krapte op de arbeidsmarkt is dit een gewenste uitkomst. Houd nog wel de vinger aan de pols. Wees alert op een terugval. Bewaar het dossier van het traject ook goed. Mocht het in de toekomst nodig zijn, dan kan hierop worden teruggegrepen. Een adequate aanpak van het disfunctioneren kan voor andere medewerkers ook een voorbeeld zijn.

en dan nu: ontbinden? 

Jullie hebben het verbetertraject helemaal doorlopen. Alles is uit de kast getrokken, maar de einduitkomst blijft onvoldoende. Meteen door naar de rechter? Er zijn nog een paar tussenstappen. Soms is een korte (laatste) verlenging van het verbetertraject nog verstandig. In elk geval moet nog worden gekeken naar herplaatsingsmogelijkheden. Het komt vaak voor dat de werknemer daar niet voor openstaat. Hij is het er niet mee eens dat er überhaupt aanleiding voor is. Of hij wil niet inzien dat herplaatsing zijn laatste kans is om zijn baan te behouden. Het is nuttig om de herplaatsingsvoorstellen en de eventuele afwijzende reacties van de werknemer daarop schriftelijk vast te leggen (met kopie aan de werknemer). In plaats van direct naar de rechter te stappen, kan er in deze fase ook een beëindigingsvoorstel worden gedaan. Als partijen er onderling uitkomen, scheelt dat een hoop juridische ellende. Als het verbetertraject compleet en correct is, zal de werknemer mogelijk ook inzien dat verzet tegen de ontbinding zinloos is. Een regeling kan dan snel worden getroffen. Dat bespaart juridische kosten voor beide partijen.

conclusie

De grootste valkuilen hebben we hier behandeld. Desondanks kan er nog van alles misgaan. Uit de soms schrijnende gevallen die je tegenkomt in de jurisprudentie blijkt dat het nuttig kan zijn om een verbetertraject te laten begeleiden door een  juridisch deskundige. Die kan eventueel op afstand adviseren en waar nodig bijsturen.  Twijfel over het ingezette traject? Overleg eens vrijblijvend met ons team! 010-4360069