07 jan Ontslag als statutair bestuurder – wat kan ik verwachten?

Het statutair bestuurder ontslag in de praktijk

Aan het ontslag als statutair bestuurder besteedden we al eerder aandacht. Lees bijvoorbeeld ons artikelen over fouten bij het ontslag als statutair directeur, ziek melden bij het ontslag als statutair bestuurder en een vaststellingsovereenkomst en ontslagvergoeding. Maar hoe gaat het nu praktisch in zijn werk bij een ontslag als statutair bestuurder? Waar moet je aan denken en wat kan er gebeuren tijdens die  vergadering over het ontslag?

“Hierbij wordt u in uw hoedanigheid van bestuurder uitgenodigd voor de BAVA”

Oproeping /Uitnodiging

Anders dan bij een gewone werknemer, wordt het ontslag van een statutair bestuurder gewoonlijk ingeleid met een uitnodiging voor een AvA of BAvA. Aan die uitnodiging gaat gewoonlijk een bestuursvergadering (waarin wordt besloten dat er een AvA zal worden gehouden) vooraf. In dat geval kun je als statutair bestuurder dus al op de hoogte zijn van het aanstaande ontslag. Soms staat in de statuten dat elk van de aandeelhouders of iedere bestuurder afzonderlijk bevoegd is tot het uitroepen van een vergadering. In dat geval kun je dus plotseling worden geconfronteerd met een uitnodiging voor de ontslagvergadering.

In de uitnodiging is de agenda voor de vergadering opgenomen. Op de agenda staat in elk geval het ontslag van de statutair bestuurder. Verder staat daarin dat de bestuurder gehoord zal worden over het ontslag en zijn advies mag uitbrengen.

“The following reasons exist for your intended dismissal: a disturbed working relationship within the management board of the company”

Toelichting

In de agenda bij de uitnodiging is de reden voor het ontslag meestal zeer summier beschreven. Daarmee blijft de uitnodiging – die ook met eventuele medebestuurders wordt gedeeld – zelf ‘clean’. Het voordeel daarvan is dat er daarmee nog geen inhoudelijke discussie gaat circuleren buiten de kring van de aandeelhouder(s) en de bestuurder zelf. In de toelichting die als bijlage aan de uitnodiging wordt gehecht, moeten de aandeelhouders wel meer informatie geven over de achtergrond van het ontslag. Soms betoogt men wel dat de aandeelhouder in de ontslagbrief of de toelichting al de ontslaggrond zou moeten noemen, maar de rechter volgt dat niet altijd. Wel moet uit de toelichting voor de statutair bestuurder duidelijk zijn wat de redenen voor het ontslagvoornemen zijn.

“Pas op met acties die schadelijk kunnen zijn voor de vennootschap!”

Eerste reactie

Soms heeft de statutair bestuurder wel al een voorgevoel dat er iets op til is of is zelfs als volledig duidelijk dat een ontslag in voorbereiding is, maar in veel gevallen komt de brief met zo’n aankondiging als een verrassing. Vaak word je bovendien na overhandiging van de brief naar huis gestuurd. Dat kan leiden tot paniekreacties, waarvan je later mogelijk de wrange vruchten plukt. Wat is er nu wel handig? Ziek melden? Persoonlijke spullen weghalen? Sleutels inleveren? Klantenbestand kopiëren?

Om met het laatste te beginnen: dat is niet handig. Naast dat het juridische consequenties kan hebben, zijn data bewegingen bijna altijd te traceren door experts. Wel kan het verstandig zijn om bewijsstukken (zoals mails over performance, notulen van vergaderingen en beoordelingen) veilig te stellen voor het geval je geen toegang meer hebt tot het systeem. Nog beter is het om dergelijke gegevens van tijd tot tijd op te slaan (dus voordat er problemen zijn), samen met de arbeidsovereenkomst, bonusafspraken en recente salarisstroken.

Door het meenemen van persoonlijke spullen of het inleveren van sleutels geef je als statutair bestuurder het signaal dat je je al bij het ontslag hebt neergelegd. Dat is niet per se gunstig voor een onderhandelingspositie en raden wij niet aan. Ziek melden na ontvangst van de uitnodiging voor de AvA heeft in de meeste gevallen in elk geval geen strategisch nut meer. Lees daarover meer in dit artikel.

De algemene regel voor dit soort zaken is: doe niets wat schadelijk is voor de vennootschap. Niettemin is elke zaak verschillend en kunnen er bijzondere omstandigheden zijn waardoor een andere koers raadzaam kan zijn. Neem daarom zo snel mogelijk contact op met een advocaat die gespecialiseerd is  ontslag van statutair bestuurders.

“Door niet de benodigde stukken voor de voorbereiding te verstrekken, kon de directeur de AvA niet adequaat voorbereiden en was het adviesrecht illusoir”

Voorbereiding

De AvA of BAvA is gewoonlijk op vrij korte termijn gepland. Wettelijk gezien moeten er tenminste 8 dagen zitten tussen de uitnodiging en de dag waarop de AvA plaatsvindt. Omdat er vrij weinig tijd is voor de voorbereiding en er vaak een vrij complexe achtergrond aan het ontslag ten grondslag ligt, is het wel handig om snel contact te zoeken met een advocaat. In veel gevallen is het namelijk wenselijk om de AvA goed voor te bereiden zodat invulling kan worden gegeven aan de wettelijke hoorplicht. Waar nodig kunnen nog zaken worden uitgezocht en stukken (denk aan statuten) opgevraagd.

In veel gevallen kan nog voor de AvA onderhandeld worden tussen de advocaten. Ook de aandeelhouders geven er vaak de voorkeur aan om de zaak zonder de vereiste formaliteiten op te lossen.

Uitgangspunt is dat er sprake is van een voorgenomen ontslag. De AvA mag dus geen acties nemen die erop wijzen dat het besluit al is genomen. Een onjuiste schorsing of communicatie over het vertrek voorafgaand aan de vergadering kan een fatale fout zijn voor het ontslag.

“De directeur is voor een “fait accompli” is geplaatst. Zijn advies zou geen enkele invloed hebben gehad op de beslissing van de aandeelhouders. Die beslissing stond immers al onherroepelijk vast. Hiermee heeft de vennootschap inbreuk heeft gemaakt op het adviesrecht op grond van artikel 2:227 lid 7 BW.”

Vergadering

Bij de AvA zijn meestal de aandeelhouder(s) of hun vertegenwoordiger(s) aanwezig en verder de bestuurder en zijn of haar vertegenwoordiger. Daarnaast kan er een notulist aanwezig zijn en mogelijk ook andere statutaire bestuurders van de vennootschap.

De AvA of BAvA zelf bevat een aantal vaste onderdelen. Er wordt een voorzitter benoemd en een notulist aangewezen. De aandeelhouder zorgt hier in de meeste gevallen voor. Daarna wordt besproken of de uitnodiging en de toelichting goed ontvangen zijn en of de statutair bestuurder daar nog een reactie op wil geven. Vaak zal de statutair bestuurder een reactie hebben voorbereid waarin hij ingaat op de redenen voor het ontslag. Die kan worden voorgelezen en aan de notulen van de vergadering worden gehecht. Er kan vervolgens een discussie plaatsvinden over de redenen voor het ontslag.

Naast de hoorplicht (het recht van de statutair bestuurder om gehoord te worden over de redenen voor ontslag) heeft de statutair bestuurder ook een adviesrecht. Gewoonlijk zal de bestuurder de aandeelhouders adviseren om af te zien van het voorgenomen ontslag. Ook eventuele andere bestuurders kunnen hun advies geven over het ontslag. In de praktijk doen ze dat vaak schriftelijk of zien zij af van hun recht om hier gebruik van te maken.

Daarna kunnen de aandeelhouders zich beraden over het ontslag. De AvA wordt daarvoor meestal even geschorst. Na het beraad delen de aandeelhouders het besluit mede. Soms is er daarna nog gelegenheid om met elkaar in gesprek te gaan, maar vaak – zeker als het ontslagbesluit is gevallen – is de stemming er niet naar om gezellig na te tafelen. Wel kan worden besproken of er aanleiding is om de statutair bestuurder decharge te verlenen.

“Het gaat bij decharge niet om instemming met het gevoerde beleid, maar om afstand van een potentieel vorderingsrecht.”

Afwikkeling

Na de AvA moeten de notulen van de bijeenkomst worden verstrekt. Dat gebeurt tegenwoordig gewoonlijk per mail. Aan de hand van de notulen en de toelichting en de andere stukken uit het dossier, zal de statutair bestuurder met zijn raadsman of -vrouw bepalen hoe verder te gaan. Is er voldoende grond voor een procedure om een billijke vergoeding te vragen? Zijn er formaliteiten niet nageleefd waardoor het ontslagbesluit vernietigbaar of nietig is? Of kan volstaan worden met het invorderen van de contractuele aanspraken? Ook in deze fase kunnen partijen nog met elkaar in gesprek gaan om een  regeling te treffen om een procedure te vermijden.

In dit artikel bespraken we in algemene zin welke zaken in een ontslagtraject aan de orde kunnen komen. In de praktijk zijn er natuurlijk allerlei complicaties en constructies denkbaar die een andere aanpak vereisen. Wilt u meer weten of vrijblijvend uw casus voorleggen? Bel ons: 010-4360069 of mail ons uw vraag info@heere.biz